Stagiaires (2) Accountancy/Finance en Control

Breda is een stad die alles heeft: een aantrekkelijke historische binnenstad, een mooie groene omgeving, een strategische ligging midden in de Benelux, ondernemerschap, cultuur en gezelligheid. Breda is een prachtige stad waar interessante dingen gebeuren, nu en in de toekomst.

Als gemeente ga je om met het geld van de inwoners en van het Rijk, het is belangrijk dat dit rechtmatig wordt besteedt en dat de uitgaven verantwoord kunnen worden. Dit kan worden aangetoond door middel van een prestatieverklaring, dit laat zien dat de leverancier daadwerkelijk heeft geleverd tegen de afgesproken condities.

Het college moet vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in het jaarverslag. Om die reden wordt de vastlegging van de prestatieverklaringen gecontroleerd door de afdeling Control en de externe accountant. Waar het vroeger voldoende was om mondeling te bevestigen dat een opdracht afgerond was, moet er nu bijvoorbeeld een getekende urenstaat of pakbon worden aangeleverd. Dit betekent dat er goed nagedacht moet worden op welke manier de prestatie verklaard kan worden en welk bewijs daarbij hoort. Ondanks de bestaande richtlijnen wordt er nog niet altijd voldoende bewijs van de prestatie aangeleverd. Hierdoor is de behoefte ontstaan om het proces van prestatieverklaring te onderzoeken en te optimaliseren.

Wat ga je doen?

• Samen met je mede-stagiair ga je na welke aanpassingen in het proces van prestatieverklaring nodig zijn om aan de regelgeving BADO ( Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden) te voldoen. Je gaat in kaart brengen hoe het huidig proces verloopt en welke beheersmaatregelen al ingericht zijn.
• Daarnaast ga je onderzoeken welke risico’s de gemeente Breda loopt, waar de prestatieverklaarders tegen aanlopen en of zij de verantwoordelijkheid van prestatieverklaring voelen en nemen. Welke aanpassingen zijn er nodig in het proces en is ons handboek met de interne richtlijnen duidelijk genoeg. Ook ga je na wat de rol van een prestatieverklaarder precies inhoudt: welke inhoudelijke kennis, competenties en vaardigheden zijn nodig voor deze rol. Een belangrijk punt tijdens het onderzoek is welke beheersmaatregelen er minimaal nodig zijn voor een juiste prestatieverklaring en wanneer een prestatieverklaring überhaupt nodig is. Is er bijvoorbeeld een grens te stellen qua bedrag of is het afhankelijk van het soort prestatie dat geleverd is?
• Tijdens deze opdracht kom je in contact met de gehele organisatie, team Audit en met je collega’s van de Financiële Administratie. Je gaat interviews houden met verschillende prestatieverklaarders om zo een goed beeld van het proces te krijgen en waar de knelpunten zitten. Verder ga je gesprekken voeren met andere gemeentes om inzicht te krijgen in hoe zij dit aanpakken.

Doel van de opdracht:

• Het opstellen van een plan van aanpak met daarin advies om het proces van prestatieverklaring optimaal te laten verlopen in lijn met de wet- en regelgeving. Hierbij ga je in gesprek om te zien of prestatieverklaarders het duidelijk voor ogen hebben hoe de onderbouwing van een prestatieverklaring eruit moet zien. Aan de hand van de bevindingen kunnen beheersmaatregelen worden ingericht en kan ons handboek en de trainingen worden aangepast. Het streven is om bij iedere factuur een goed onderbouwde prestatieverklaring te hebben ter controle van de rechtmatigheidsverantwoording. Wanneer er geen onduidelijkheid meer bestaat bij de prestatieverklaarders, zal het draagvalk voor prestatieverklaring en het gevoel van verantwoordelijkheid worden vergroot. Daarnaast ga je een begin maken met het implementeren van je plan van aanpak.

Wat vragen wij?

• Je bent een 4e jaar HBO student Accountancy of Finance & Control.
• Je hebt interesse in procesoptimalisatie.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en een proactieve werkhouding.
• Je bent beschikbaar vanaf februari 2025 voor een periode van 5/6 maanden.

Wat bieden wij?

Een stageplek bij Gemeente Breda betekent een dynamische en leerzame werkervaring met veel eigen verantwoordelijkheid. Je krijgt genoeg ruimte om jezelf te ontwikkelen en de kans om ook buiten de kaders van je stageopdracht te kijken. Daarnaast ontvang je een mooie stagevergoeding. Stagelopen bij de Gemeente Breda is werken in een stad met ambities. We denken vooruit en maken mogelijk. Voor onze inwoners én voor onze medewerkers. Naast een stage met impact kun je daarom rekenen op:

• Een stage of afstudeeropdracht voor 36 uur per week in de periode februari t/m einde stage 2025
• Een stagevergoeding van maximaal € 350,00 bruto per maand op basis van 36 uur.
• Bij ons kun je flexibel werken, waarbij 70% van je tijd op kantoor is en 30% vanuit huis. De vaste dagen op kantoor zijn maandag, dinsdag en donderdag, maar buiten deze dagen heb je de mogelijkheid om hybride te werken. Flexibiliteit staat bij ons voorop!
• Tijd om aan je stageverslagen te werken.
• Goede begeleiding van ervaren en bevlogen collega’s.
• Ruimte om te investeren in eigen persoonlijke ontwikkeling.
• Beschik je niet over een OV-kaart? We bieden in dat geval een reiskostenvergoeding op basis van openbaar vervoer 2e klasse

Wie zijn wij?

Jij komt ons Team Financiële Administratie versterken, wat valt onder de afdeling Financiën, Inkoop en Juridische Zaken. Het team bestaat uit zo’n 50-tal collega’s. Samen zorgen zij ervoor de gemeente Breda de cijfers op orde heeft. Wij werken zowel thuis als samen op het stadskantoor. Je krijgt tijdens de stage begeleiding van een van onze collega’s, die je ook op weg helpt in je eerste weken.

Enthousiast geworden?

Reageer dan snel op deze afstudeeropdracht. Zijn we enthousiast, dan ontvang je zo snel mogelijk een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek. Liever eerst meer weten over deze afstudeeropdracht? Bel dan Petra Schaerlaeckens - Grevelink, tel. (076) 5293657. Zij geeft graag antwoord op je vragen!

Goed om te weten:

• De Gemeente Breda is een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij ontvangen graag sollicitaties van alle voldoende gekwalificeerde personen ongeacht hun komaf, geslacht, functiebeperking, religie/overtuiging of leeftijd.
• Als ambtenaar heb je een bijzondere verantwoordelijkheid. Daarom vragen we van iedere nieuwe collega een Verklaring Omtrent het Gedrag. Ook kan het zijn dat we je openbare sociale mediaprofiel raadplegen en leg je een ambtseed of -belofte af.

 Deze vacature delen? Geen probleem! Acquisitie stellen we niet op prijs.